CaixaBankFactura

• Reducció de costos (manipulació del paper, correu, arxiu, etc.).

• Seguretat total, amb sistema d'identificació únic que permet el control d'accés a les factures.

• Accés a l'arxiu electrònic de les factures les 24 hores del dia.

• Ús de la signatura delegada de CaixaBank per signar factures amb totes les garanties legals.

• Incorporació del model estàndard homologat pel Ministeri d'Afers Econòmics i Transformació Digital i pel Ministeri d'Hisenda i Funció Pública.

• I, a més, noves funcions que agiliten la gestió i el control de les factures i que permeten un ús més pràctic i dinàmic de totes les funcionalitats.

• Connectivitat amb els Punts Generals d'Entrada de factures electròniques de les Administracions Públiques.

El procés d'emissió i recepció de factures se simplifica i s'aporta més operativitat.

Procés d'emissió de factures

• Generació de factures electròniques i físiques.

• Generació d'avisos d'expedició i lliurament.

• Validador del contingut de les dades i de la signatura.

• Possibilitat d'annexar documents a les factures.

• Cerca selectiva, visualització i impressió tant de les factures emeses com de les rebudes i dels seus documents annexos.

• Consulta de l'estat de les factures.

• Custòdia de les factures segons els termes legals establerts.

• Diferents tipus de factures: original, autofactura, rectificativa...

• Generació automàtica dels quaderns de cobraments.

Procés de recepció de factures

• Revisió de factures i documents addicionals.

• Descàrrega de factures a través de fitxers estandarditzats.

• Notificació d'acceptació/rebuig.

• Accés online a l'estat i a l'històric de les factures.

• Arxiu i custòdia de les factures.

• Impressió massiva de les factures.

• Generació automàtica dels quaderns de pagaments.

• Generació automàtica del quadern de confirmació.

La legislació preveu i regula la facturació electrònica com a mitjà per millorar l'efectivitat i abaratir els costos de gestió que comporta el sistema tradicional de facturació en paper als professionals i empresaris obligats a facturar.

El Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, aprova el reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació. Aquesta norma, després d'establir l'obligació de remetre i conservar les factures, permet la possibilitat a l'emissor i al receptor de complir aquestes obligacions a través de mitjans electrònics, sempre que es compleixin una sèrie de requisits.

L'Ordre EHA/962/2007, de 10 d'abril, desenvolupa determinades disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures, incloses en el Reial Decret 1496/2003, de 28 de novembre.

La llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el Sector Públic, és una norma que afecta l'expedició de factures de manera obligatòria als Organismes Públics.

La llei 18/2022, de 28 de setembre, de creació i creixements d'empreses, aprova la normativa que regula l'obligació de facturació electrònica entre empreses privades i professionals liberals. D'ella falta per concretar el calendari final d'aplicació ja que depèn de la publicació del reglament associat a factura electrònica.

En l'actualitat, i fins que l'obligatorietat recollida en la llei 18/2022 entri en vigor, per a la remissió de la factura per mitjans electrònics requereix que el destinatari hagi donat el seu consentiment de manera expressa per qualsevol mitjà, verbal o escrit, i que els mitjans electrònics utilitzats garanteixin l'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut. Pel que fa a la conservació de la factura per mitjans electrònics, és necessari que s'asseguri la seva llegibilitat en el format original en què s'hagi rebut o remès, així com la de les dades associades i mecanismes de verificació de signatura, o altres elements autoritzats que garanteixin l'autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut. Així mateix, serà necessari que els documents conservats per mitjans electrònics siguin gestionats i conservats per mitjans que garanteixin un accés online a les dades, així com la seva càrrega remota i utilització per part de l'Administració Tributària davant qualsevol sol·licitud d'aquesta.

La garantia d'autenticitat de l'origen i de la integritat del contingut de les factures que s'hagin remès per mitjans electrònics es pot acreditar de diverses maneres; una d'elles és la utilització d'una signatura electrònica avançada, basada en un certificat reconegut i creat mitjançant un dispositiu segur de creació de signatures.

El servei CaixaBankFactura permet complir els requeriments de la normativa vigent; el titular pot incorporar la seva pròpia signatura electrònica a les factures remeses a través del servei o encarregar a CaixaBank l'expedició de les factures en nom seu, per a la qual cosa CaixaBank utilitzarà la seva pròpia signatura electrònica, que reuneix les característiques esmentades. En aquest últim cas, és obligatori que les factures expedides d'aquesta manera s'identifiquin amb una sèrie específica i diferent.

Addicionalment, el servei CaixaBankFactura posa a la disposició del seu titular la possibilitat de conservació electrònica de les factures, amb els requisits que per a aquesta obligació exigeix la normativa esmentada i les resolucions de l'Agència Estatal de l'Administració Tributària dictades en relació amb aquesta matèria.

Exemple d'acceptació

Per obtenir el consentiment exprés per part dels seus clients amb vista a la utilització de mètodes electrònics per a l'emissió i recepció de factures, li facilitem un exemple del contingut, sense perjudici que es pugui obtenir el consentiment per qualsevol mitjà, verbal o escrit:

De conformitat amb el que disposa el Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s'aprova el reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, així com per l'Ordre EHA/962/2007, de 10 d'abril, manifestem el nostre consentiment perquè, per part de xxxxxxxxxxxx, S.A., o en nom seu, ens siguin remeses per mitjans electrònics les factures que es derivin de les nostres relacions comercials presents i futures.