CaixaBankFactura

• Reducció en costos (manipulació del paper, correu, arxiu, etc.).

• Seguretat total, amb sistema d’identificació únic que permet el control d’accés a les factures.

• Accés a l’arxiu electrònic de les factures les 24 hores del dia.

• Ús de la signatura delegada de CaixaBank per signar factures amb totes les garanties legals.

• Incorporació del model estàndard homologat pel Ministeri d’Economia i Hisenda i pel Ministeri d’Indústria, Turisme i Comerç.

• I, a més, noves funcions que agiliten la gestió i el control de les factures i que permeten un ús més pràctic i dinàmic de totes les funcionalitats.

El procés d’emissió i recepció de factures se simplifica i s’hi aporta més operativitat.

Procés d’emissió de factures

• Generació de factures electròniques i físiques.

• Generació d’avisos d’expedició i lliurament.

• Validador del contingut de les dades i de la signatura.

• Possibilitat d’annexar documents a les factures.

• Cerca selectiva, visualització i impressió tant de les factures emeses com de les rebudes i dels seus documents annexos.

• Consulta de l’estat de les factures.

• Custòdia de les factures segons els termes legals establerts.

• Diferents tipus de factures: original, autofactura, rectificativa...

• Generació automàtica del quadern de factoring.

• Generació automàtica dels quaderns de cobraments i pagaments.

• Generació automàtica del quadern de Confirming

Procés de recepció de factures

• Revisió de factures i documents addicionals.

• Descàrrega de factures a través de fitxers estandarditzats.

• Notificació d’acceptació/rebuig.

• Accés on-line a l’estat i l’històric de les factures.

• Arxiu i custòdia de les factures.

• Impressió massiva de les factures.

Veure estructura de fitxers estandarditzats

La legislació preveu i regula la facturació electrònica com a mitjà per millorar l’efectivitat i abaratir els costos de gestió que comporta el sistema tradicional de facturació en paper als professionals i empresaris obligats a facturar.

El Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, aprova el reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació.Aquesta norma, un cop establerta l’obligació de remetre i conservar les factures, permet la possibilitat a l’emissor i al receptor de complir amb aquestes obligacions mitjançant mitjans electrònics, sempre que es compleixin determinats requisits.

Així mateix, l’Ordre EHA/962/2007, de 10 d’abril, desenvolupa determinades disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures, incloses en el Reial decret 1496/2003, de 28 de novembre.

D’una banda, per a la remissió de la factura mitjançant mitjans electrònics s’exigeix que el destinatari n’hagi donat el seu consentiment de manera expressa mitjançant un mitjà verbal o escrit, i que els mitjans electrònics utilitzats garanteixin l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut.Quant a la conservació de la factura per mitjans electrònics, és necessari que se n'asseguri la llegibilitat en el format original i en el que s’hagi rebut o remès, així com també la de les dades associades i dels mecanismes de verificació de signatura, o d’altres elements autoritzats que garanteixin l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut.Així mateix, serà necessari que els documents conservats per mitjans electrònics siguin gestionats i conservats per mitjans que en garanteixin un accés on-line a les dades, així com també la càrrega remota i utilització per part de l’Administració Tributària en vista de qualsevol sol·licitud.

La garantia d’autenticitat de l’origen i de la integritat del contingut de les factures que s’hagin remès per mitjans electrònics pot acreditar-se de diverses maneres, essent una d’elles la utilització d’una signatura electrònica avançada, basada en un certificat reconegut i creat mitjançant un dispositiu segur de creació de signatures.

El servei CaixaFactura permet complir amb els requisits que exigeixen tant l'esmentat Reial decret com l'Ordre que el desenvolupa per a la facturació electrònica, pels quals el titular podrà incorporar la seva pròpia signatura electrònica a les factures remeses mitjançant el servei o bé encarregar a CaixaBank l'expedició de les factures en nom seu, per a la qual cosa CaixaBank utilitzarà la seva pròpia signatura electrònica, que reuneix les característiques esmentades.En aquest últim cas, és obligatori que les factures expedides d’aquesta manera s’identifiquin amb una sèrie específica i diferent.

Així mateix, el servei CaixaBankFactura posa a disposició del seu titular la possibilitat de conservació electrònica de les factures, amb els requisits que exigeix l'esmentada normativa per a aquesta obligació i les resolucions de l’Agència Estatal de l’Administració Tributària esmentades amb relació a aquesta matèria.

Exemple d’acceptació

Per a l'obtenció del consentiment exprés per part dels seus clients amb vista a l’ús de mètodes electrònics per a l’emissió i recepció de factures, li facilitem un exemple del contingut, sense perjudici que es pugui obtenir el consentiment per qualsevol mitjà, tant verbal com escrit:

De conformitat amb el que disposa el Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s’aprova el reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, així com també amb el que disposa l’Ordre EHA/962/2007, de 10 d’abril, manifestem el nostre consentiment per tal que, per part de xxxxxxxxxxx, S.A., o en nom seu, ens siguin remeses per mitjans electrònics les factures que es derivin de les nostres relacions comercials presents i futures.