CaixaBankFactura

• Reducció en costos (manipulació del paper, correu, arxiu, etc.).

• Seguretat total, amb sistema d’identificació únic que permet el control d’accés a les factures.

• Accés a l’arxiu electrònic de les factures les 24 hores del dia.

• Ús de la signatura delegada de CaixaBank per signar factures amb totes les garanties legals.

• Incorporació del model estàndard homologat pel Ministeri d’Economia i Hisenda i pel Ministeri d’Indústria, Turisme i Comerç.

• I, a més, noves funcions que agiliten la gestió i el control de les factures i que permeten un ús més pràctic i dinàmic de totes les funcionalitats.

El procés d’emissió i recepció de factures se simplifica i s’hi aporta més operativitat.

Procés d’emissió de factures

• Generació de factures electròniques i físiques.

• Generació d’avisos d’expedició i lliurament.

• Validador del contingut de les dades i de la signatura.

• Possibilitat d’annexar documents a les factures.

• Cerca selectiva, visualització i impressió tant de les factures emeses com de les rebudes i dels seus documents annexos.

• Consulta de l’estat de les factures.

• Custòdia de les factures segons els termes legals establerts.

• Diferents tipus de factures: original, autofactura, rectificativa...

• Generació automàtica del quadern de factoring.

• Generació automàtica dels quaderns de cobraments i pagaments.

• Generació automàtica del quadern de Confirming

Procés de recepció de factures

• Revisió de factures i documents addicionals.

• Descàrrega de factures a través de fitxers estandarditzats.

• Notificació d’acceptació/rebuig.

• Accés on-line a l’estat i l’històric de les factures.

• Arxiu i custòdia de les factures.

• Impressió massiva de les factures.

Veure estructura de fitxers estandarditzats

La legislació preveu i regula la facturació electrònica com a mitjà per millorar l’efectivitat i abaratir els costos de gestió que comporta el sistema tradicional de facturació en paper als professionals i empresaris obligats a facturar.

El Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, aprova el reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació. Aquesta norma, un cop establerta l’obligació de remetre i conservar les factures, permet la possibilitat a l’emissor i al receptor de complir amb aquestes obligacions mitjançant mitjans electrònics, sempre que es compleixin determinats requisits.

Així mateix, l’Ordre EHA/962/2007, de 10 d’abril, desenvolupa determinades disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures, incloses en el Reial decret 1496/2003, de 28 de novembre.

D’una banda, per a la remissió de la factura mitjançant mitjans electrònics s’exigeix que el destinatari n’hagi donat el seu consentiment de manera expressa mitjançant un mitjà verbal o escrit, i que els mitjans electrònics utilitzats garanteixin l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut. Quant a la conservació de la factura per mitjans electrònics, és necessari que se n'asseguri la llegibilitat en el format original i en el que s’hagi rebut o remès, així com també la de les dades associades i dels mecanismes de verificació de signatura, o d’altres elements autoritzats que garanteixin l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut. Així mateix, serà necessari que els documents conservats per mitjans electrònics siguin gestionats i conservats per mitjans que en garanteixin un accés on-line a les dades, així com també la càrrega remota i utilització per part de l’Administració Tributària en vista de qualsevol sol·licitud.

La garantia d’autenticitat de l’origen i de la integritat del contingut de les factures que s’hagin remès per mitjans electrònics pot acreditar-se de diverses maneres, essent una d’elles la utilització d’una signatura electrònica avançada, basada en un certificat reconegut i creat mitjançant un dispositiu segur de creació de signatures.

El servei CaixaFactura permet complir amb els requisits que exigeixen tant l'esmentat Reial decret com l'Ordre que el desenvolupa per a la facturació electrònica, pels quals el titular podrà incorporar la seva pròpia signatura electrònica a les factures remeses mitjançant el servei o bé encarregar a CaixaBank l'expedició de les factures en nom seu, per a la qual cosa CaixaBank utilitzarà la seva pròpia signatura electrònica, que reuneix les característiques esmentades. En aquest últim cas, és obligatori que les factures expedides d’aquesta manera s’identifiquin amb una sèrie específica i diferent.

Així mateix, el servei CaixaBankFactura posa a disposició del seu titular la possibilitat de conservació electrònica de les factures, amb els requisits que exigeix l'esmentada normativa per a aquesta obligació i les resolucions de l’Agència Estatal de l’Administració Tributària esmentades amb relació a aquesta matèria.

Exemple d’acceptació

Per a l'obtenció del consentiment exprés per part dels seus clients amb vista a l’ús de mètodes electrònics per a l’emissió i recepció de factures, li facilitem un exemple del contingut, sense perjudici que es pugui obtenir el consentiment per qualsevol mitjà, tant verbal com escrit:

De conformitat amb el que disposa el Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s’aprova el reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, així com també amb el que disposa l’Ordre EHA/962/2007, de 10 d’abril, manifestem el nostre consentiment per tal que, per part de xxxxxxxxxxx, S.A., o en nom seu, ens siguin remeses per mitjans electrònics les factures que es derivin de les nostres relacions comercials presents i futures.